Premieră națională: Audiențe și relații cu publicul în regim online la Primăria Cluj-Napoca

Emil Boc, primarul reales al Clujului a anunțat astăzi încă o premieră națională în ce privește inovarea în domeniul administrației publice. Concret, începând de astăzi, nu mai puțin de 524 de funcționari din primărie stau la dispoziția locuitorilor din municipiu prin intermediul audiențelor și a relațiilor cu publicul online.

Există 2 proceduri puse la dispoziție de către Primăria municipiului Cluj-Napoca. Pe de o parte există procedura audiențelor, care pot fi acordate și online de către primar, viceprimari, administrator public, secretar general și directori (detalii pe www.primariaclujnapoca.ro., la secțiunea Administrație/Informații publice/Audiențe). Pe de altă parte, există ”Tichetul albastru”, o inițiativă gândită încă de acum doi ani și a cărei punere în aplicare a fost accelerată de evoluția pandemiei de coronavirus, dupăcum recunoaște Emil Boc.

„La Primăria Cluj-Napoca, utilizăm tehnologiile digitale pentru a facilita accesul cetățeanului la informațiile care îl interesează, referitoare la propriile cereri. Am stabilit o nouă premieră națională în administrația publică din România. Arătăm, din nou, că Clujul este numărul 1 în țară în materie de digitalizare. Prin măsura luată nu dorim decât să ne arătăm respectul pentru cetățean și sper ca până să ajungă în audiență la mine sau la viceprimari, toate problemele cetățenilor să fie rezolvate în proporție de 99 la sută. Încurajăm clujenii să folosească această nouă procedură.Procedura transparentă și rapidă prevede ca la finalul discuției online, solicitantul să primească pe e-mail Tichetul albastru – un document care atestă detaliile și concluziile discuției avute. Inspectorii Primăriei au fost deja instruiți cu privire la utilizarea noii proceduri, iar dotările tehnice necesare le-au fost puse la dispoziție, astfel încât să putem asigura calitatea interacțiunilor, în cadrul acestei noi proceduri. Subliniez faptul că Tichetul Albastru vizează în primul rând interacțiunea cetățenilor cu personalul de execuție. Pentru a intra în legătură cu personalul de conducere, există la dispoziția cetățenilor procedura audiențelor” ”, a declarat primarul Clujului.

”Tichetul albastru” se adresează tuturor cetățenilor care doresc să intre în contact direct cu un funcționar cu funcție de execuție și au cereri în operare la primărie, fie că este vorba de urbanism, patrimoniu, direcția tehnică etc, dar și celor care au primit deja un răspuns la solicitările formulate, dar doresc clarificări ulterioare în maxim 30 de zile de la comunicare pentru diverse probleme tehnice.

”Tichetul albastru” are, deci, drept scop îmbunătățirea relației dintre cetățeni și funcționari, iar programarea unei întrevederi online cu personalul de execuție din primărie presupune derularea unor pași:

1. Se accesează www.primariaclujnapoca.ro, secțiunea Administrație/Servicii online/Comunicarea cu publicul/ Solicitare Tichet Albastru.

2. Se introduce numărul de înregistrare al dosarului/cererii, numele și prenumele și data depunerii dosarului/cererii despre care dorește să discute.

3. Se alege data și ora la care dorește să aibă loc comunicarea directă cu angajatul la care se află/s-a aflat cererea/dosarul în operare.

4. Se completează câmpurile cu numărul de telefon și adresa de e-mail.

5. Se va primi pe e-mail link-ul întrevederii online, programată conform datelor completate.

6. Durata maximă a întâlnirii este de 15 minute și se desfășoară prin platforma WebEx .

La solicitarea cetățeanului, întrevederea poate să se desfășoare și telefonic sau, în ultimă instanță (când condițiile vor permite), fizic, la sediul instituției.

Programarea se face la ultimul utilizator din Infocet (sistemul intern de management al documentelor) al solicitării care face obiectul întrevederii, respectiv la angajatul care are în operare documentul sau care a formulat răspunsul, după caz. La data și ora solicitată, cetățeanul și funcționarul Primăriei discută pe subiectul cererii.

Rolul Tichetului Albastru în managementul acestui proces de comunicare cetățean – inspector este de a sincroniza toate informațiile necesare pentru rezolvarea unui act administrativ atât pentru cetățean cât și pentru inspectorul responsabil. Astfel, la finalul discuției, angajatul are obligația să creeze înregistrarea aferentă Tichetului Albastru, care să conțină concluziile întrevederii, apoi, după generarea automată în Infocet, să descarce documentul și să îl trimită prin e-mail cetățeanului.

Dacă, în urma analizei, persoana responsabilă constată că este necesar să fie transmise documente în completare, se procedează în felul următor: în cazul în care este nevoie de documente originale, acestea urmează să fie depuse la registratură, sau direct la angajatul căruia i-a fost repartizată cererea, după caz, în conformitate cu legislația în vigoare; în cazul în care nu este nevoie de documente originale, acestea pot fi trimise prin e-mail.

Potrivit lui Emil Boc, funcționarii din primărie vor fi evaluați și după modul în care vor interacționa online cu cetățenii municipiului Cluj-Napoca prin intermediul”Tichetului albastru”.

Mai jos puteți viziona filmul de prezentare pentru TICHETUL ALBASTRU: